Profesjonalna stopka w mailu – kończ wiadomości w mistrzowskim stylu!

Skuteczna komunikacja poprzez e-mail odgrywa kluczową rolę w budowaniu trwałych relacji z klientami. Jednakże jednym z często pomijanych, a równocześnie istotnych elementów każdej wiadomości e-mailowej jest profesjonalna stopka. W tym artykule podpowiem Ci, jak stworzyć stopkę w mailu, która nie tylko dodaje profesjonalizmu, ale również wspomaga pozycjonowanie strony internetowej.

Dlaczego profesjonalny podpis w mailu ma takie znaczenie?

1. Wizerunek marki

Profesjonalnie zaprojektowana stopka w mailu jest jak wizytówka firmy. Logo, informacje kontaktowe oraz linki do mediów społecznościowych pozostawiają pozytywne wrażenie i budują silny wizerunek marki. Czy to nie brzmi jak darmowa reklama? 

2. Wiarygodność i zaufanie

Stopka zawierająca dane kontaktowe, numer telefonu i adres www firmy zwiększa wiarygodność. Klienci poczują się pewniej, wiedząc, że mogą łatwo skontaktować się w razie potrzeby.

Jak stworzyć profesjonalną stopkę? O tym pamiętaj!

Wygląd stopki mailowej

Przy projektowaniu profesjonalnej stopki w mailu stosuj raczej stonowane kolory. Używanie zbyt jaskrawych czy krzykliwych barw może być rozpraszające i wpływać negatywnie na odbiór wiadomości przez odbiorcę. Jaskrawy w odpowiednim miejscu przyciąga, ale w innych przypadkach – także odrzuca.

Stonowane kolory, takie jak ciemniejsze odcienie niebieskiego, szarości czy zieleni, nadają stopce elegancji. Ważne jest także zachowanie czytelności, dlatego tła i czcionki powinny kontrastować ze sobą w taki sposób, aby tekst był łatwo czytelny. Ostateczny wybór kolorów powinien uwzględniać również kolorystykę logo firmy, tworząc harmonijną całość.

Jednak wygląd to nie wszystko! Co powinna zawierać stopka?

1. Logo firmy
Pierwszym krokiem do stworzenia stopki jest dodanie logo firmy lub swoje zdjęcie. Logo powinno być czytelne, estetyczne i dobrze widoczne. Pamiętaj o odpowiednich wymiarach, aby uniknąć zniekształceń.

2. Dane kontaktowe
Umieść jasne i kompleksowe dane kontaktowe, takie jak adres firmy, imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres e-mail. Spraw, aby te informacje były łatwo dostępne, co zwiększy szanse na kontakt z potencjalnym klientem.

3. Linki społecznościowe
W stopce możesz umieścić ikony linkujące do profili społecznościowych firmy. To nie tylko ułatwi klientom śledzenie aktualności, ale również pozytywnie wpłynie na pozycjonowanie strony w kontekście obecności w mediach społecznościowych.

4. Krótka notka o firmie
Dodaj krótką notkę opisującą firmę. To doskonałe miejsce na umieszczenie krótkiego hasła, sloganu firmy, który wyróżnia ją spośród konkurencji. 

5. Link do strony internetowej
Umieść wyraźny link do strony internetowej firmy. Upewnij się, że link jest czytelny i łatwy do kliknięcia. To ważny element z punktu widzenia pozycjonowania strony w wynikach wyszukiwania.

Czy zrobienie profesjonalnego podpisu e-mail jest trudne?

Przy tworzeniu stopy w mailu można skorzystać zarówno z gotowych szablonów dostępnych w internecie, jak i dostosować ją indywidualnie. W przypadku korzystania ze szablonów warto wybierać te, które są responsywne, czyli dostosowane do różnych urządzeń i ekranów. Warto również dbać o to, aby szablon był zgodny z ogólnym stylem firmy, zarówno pod względem kolorystyki, jak i grafiki. Szablony są bardzo intuicyjne, łatwe w obsłudze, nawet jeśli tego nigdy nie robiłeś, na pewno dasz sobie radę! Skorzystaj np. z generatora stopki takiego jak ten od Hubspot. 

Alternatywnie, jeśli zdecydujemy się na stworzenie stopki e-mail samodzielnie, ważne jest, aby zachować prostotę i czytelność i wszystkie inne cechy, o których było już wyżej. Możesz spróbować ją stworzyć np. w Canvie. Canva to również jest bardzo intuicyjne narzędzie, dodatkowo w opcji premium ograniczać Cię będzie jedynie wyobraźnia. 

W obu przypadkach kluczowe jest także dostosowanie stopki do specyfiki branży i oczekiwań odbiorców. Ostateczny wybór pomiędzy samodzielnym projektem a szablonem zależy od preferencji firmy oraz jej indywidualnych potrzeb i możliwości.

Jak zrobić stopkę w Canvie? Instrukcja krok po kroku

Canva to narzędzie pozwala na tworzenie projektów przy użyciu gotowych, konfigurowalnych szablonów z biblioteki lub od podstaw. 

1. Zaloguj się do Canvy. Jeśli nie masz jeszcze konta, zarejestruj się za darmo na stronie Canva.com.
   
2. Kliknij „Utwórz projekt” w górnej części ekranu po lewej i wyszukaj „Podpis do wiadomości e-mail”.
   
3. Następnym krokiem jest wybór szablonu dostępnych w meny po lewej. Canva pozwala Ci stworzyć projekt od podstaw lub wybrać spośród różnych szablonów do dostosowania, dzięki czemu w kilka minut możesz stworzyć profesjonalnie wyglądający projekt. Kiedy już wybierzesz swój szablon, możesz zacząć wprowadzać w nim dowolne zmiany.
   
4. Dodaj swoje dane: imię, nazwisko, stanowisko i inne informacje kontaktowe. Aby edytować swoje dane w szablonie, kliknij pole tekstowe i wpisz swój tekst. Możesz dostosować go, zwiększając rozmiar i styl fontu.
   
5. Dodaj swoje profesjonalne zdjęcie do stopki. Kliknij przycisk „Przesyłanie” w menu po lewej stronie i prześlij swoje zdjęcie z komputera. Następnie wybierz dodane zdjęcie i przeciągnij je, aby zastąpić obecne zdjęcie w ramce. Dostosuj je według potrzeb.
   
6. Dodaj linki do profili w mediach społecznościowych. Dzięki temu odbiorcy maili mogli dowiedzieć się o Twojej obecności online. To także doskonały sposób na zwiększenie liczbę obserwujących.
   
7. Pobierz swoją stopkę, klikając „Udostępnij” w prawym górnym rogu, a następnie „Pobierz”. Canva pozwala pobrać projekt w różnych formatach. Możesz pobrać swoją sygnaturę w formacie PNG lub JPEG, aby dołączyć ją do swojego e-maila. 

Zobacz przykład przyciągającego uwagę szablonu z Canvy poniżej:

My Signature – kolejny sposób na profesjonalną stopkę w kilka kliknięć

Alternatywą wartą rozważenia jest MySignature – to nie tylko generator podpisów e-mail. Oferuje także dodatkowe narzędzia, takie jak link-in-bio dla mediów społecznościowych, które ułatwia kierowanie ruchu do Twoich najważniejszych treści. Dodatkowo, MySignature umożliwia tworzenie cyfrowych wizytówek, co pozwala na szybkie i profesjonalne nawiązywanie kontaktów. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi estetyczna i profesjonalna stopka to kwestia kilku minut – bez potrzeby posiadania zaawansowanych umiejętności technicznych.

Gmail – jak dodać stopkę?

Teraz pokażę Ci, jak dodać stopkę, jeżeli korzystasz z Gmaila, czyli poczty od Google.

1. Zaloguj się do swojego konta Gmail.
2. Przejdź do ustawień: Kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wybierz → Zobacz wszystkie ustawienia.
3. Przejdź do zakładki Ogólne, przewiń w dół, aby znaleźć sekcję Podpis → Utwórz nowy.
4. Teraz możesz dodać stworzoną w Canvie i pobraną w PNG lub JPG stopkę, klikając na ikonę grafiki i wybierając odpowiedni plik z komputera. 
5. Po dodaniu stopki przewiń na sam dół strony ustawień i kliknij Zapisz zmiany.
6. Sprawdź stopkę, wysyłając testowego maila – np. do siebie.

Stopka mailowa to nie tylko dodatek!

Profesjonalna stopka w mailu to nie tylko estetyczny dodatek, ale również kluczowy element skutecznej komunikacji online. Wprowadzenie do niej odpowiednich informacji nie tylko zwiększa wiarygodność firmy, ale także staje się darmową reklamą. Dbając o każdy detal w stopce, zyskasz przewagę nad konkurencją i zaoferujesz klientom kompleksowy, profesjonalny przekaz. Teraz gdy już wszystko wiesz,  możesz stworzyć, dodać podpis do maila i wysyłać profesjonalne wiadomości e-mail. Powodzenia!