5 sprawdzonych narzędzi, dzięki którym poprawicie swoją produktywność!

Produktywność to temat, który budzi skrajne emocje. Praca nad nią obrosła mnóstwem stereotypów, a wiele osób z góry zakłada, że nie jest dla nich. Aby zacząć jakąkolwiek dyskusję, należy przede wszystkim wyjaśnić sobie, czym produktywność jest. To dziedzina, której celem jest szukanie optymalnych rozwiązań, lepsza organizacja i planowanie pracy. To też filozofia. Produktywność porównać można pod tym względem np. do oszczędzania. Tak jak oszczędności nie należy utożsamiać ze skąpstwem, tak produktywność nie równa się pracoholizmowi czy parciu na efekty. Oczywiście, zarówno oszczędność, jak i produktywność (czy każde inne zjawisko) mają swoje skrajne odmiany. Radykalna produktywność kojarząca się z pracą na taśmie i automatyzacją przyczyniła się do utrwalenia w niektórych osobach nieufności wobec szukania optymalnych strategii działania. Powszechnym mitem jest także wiązanie produktywności z robieniem możliwie najwięcej i najszybciej — jest wręcz przeciwnie! W produktywności nie chodzi o ilość, tylko o jakość. Takie podejście ma pomóc Wam pracować nie ciężej a mądrzej. Osiągać cele łatwiej i z mniejszym wysiłkiem.

Zdarza się Wam mieć problem ze sprostaniem swoim obowiązkom? Czujecie się zniechęceni, tracicie motywację, odwlekacie pracę, a potem jesteście niezadowoleni z jej efektów i sfrustrowani? Obwiniacie siebie za to, że nie jesteście dostatecznie dobrzy i wydajni? To prosta droga do stresu i obniżenia samopoczucia. Jest wiele czynników wpływających na produktywność, ale dobra wiadomość jest taka, że nad większością z nich macie kontrolę. To na przykład środowisko pracy, które należy oczyścić z rozpraszaczy takich jak powiadomienia z social mediów. Jak jeszcze można pozytywnie wpłynąć na swoją wydajność? Odpowiedzią są liczne narzędzia poprawiające produktywność. Zaliczyć do nich można najprostszy kalendarz, ale też nowoczesne aplikacje wykorzystujące sztuczną inteligencję. Przeczytajcie w artykule o tych, których sam używam i polecam.

Clockify — zapanujcie nad czasem

Time tracking, czyli mierzenie czasu poświęconego na konkretne zadanie to metoda, która na początku może budzić Wasz wewnętrzny opór. Jednak po pewnym czasie zauważycie korzyści, jakie daje monitorowanie czasu, jaki spędzacie nad danym działaniem. Narzędzie, które warto wypróbować to Clockify. Jest darmowe, całkowicie intuicyjne i proste w obsłudze. Wystarczy wpisać w górnej belce zadanie, nad którym aktualnie pracujemy i… nacisnąć start, a po zakończeniu stop. Wasze zadania są powtarzalne? Nie musicie każdorazowo ich wpisywać. Wystarczy znaleźć identyczne i kliknąć start. 

Oprócz planu darmowego Clockify oferuje plany płatne rozliczane miesięcznie lub rocznie. Czym się różnią? To między innymi możliwość większej personalizacji, planowania automatycznie wysyłanych na skrzynkę raportów czy tworzenia faktur na podstawie time-trackera. Zaznaczyć należy jednak, że podstawowa, darmowa wersja zawiera wszystkie potrzebne funkcjonalności, jeżeli chodzi o monitorowanie czasu pracy.  

Nadal zastanawiacie się, czy warto skorzystać z Clockify? Jakie zalety ma monitorowanie czasu?

• wspiera walkę z prokrastynacją — świadomość tego, ile czasu marnujemy na działania niezwiązane z pracą, motywuje nas do ich eliminacji
• pozwala spersonalizować tryb pracy — obserwując “trendy” w swoim rozkładzie pracy, możemy planować ją tak, aby być w zgodzie ze swoim rytmem i jednocześnie usprawniać procesy
• pomaga lepiej zarządzać swoją pracą i ją wyceniać — to szczególnie ważne w pracy freelancera

Co oprócz Clockify? Rescue Time, Toggl

Trello — zorganizujcie swoje zadania i twórzcie to-do listy

Czy wiecie, czym zazwyczaj skutkuje brak organizacji i nadawania priorytetu zadaniom? Działamy chaotycznie i nie skupiamy się na tym, co w danym momencie jest najistotniejsze. Jeżeli macie problemy z organizacją zadań, to koniecznie powinniście wypróbować Trello. To aplikacja do zarządzania i współdziałania, która funkcjonuje na zasadzie wirtualnej tablicy czy zbioru list To-Do. Intuicyjne tablice, listy i karty w Trello nie tylko ułatwiają organizację zadań, ale też śledzenie ich postępów. Pozwalają także uporządkować potrzebne do pracy materiały w jednym miejscu. Elastyczność narzędzia sprawia, że można go dostosować do każdego teamu i jego aktualnych potrzeb.

Jakie jeszcze zalety ma Trello?

• umożliwia wyznaczanie deadline’ów i przypisywanie zadań konkretnym członkom zespołu
• pozwala dodawać do zadań załączniki
• darmowa aplikacja mobilna dostępna jest na wszystkie najpopularniejsze systemy operacyjne
• na ekranie głównym w zakładce ”Aktywność” widzimy aktualizacje informujące nas o zmianach na poszczególnych tablicach
• narzędzie można zintegrować z ponad 150 usługami np. Dropboxem, CloudApp, Slackiem czy Adobe XD

Jak Trello pomaga zwiększyć produktywność?

• zespoły mogą w kilka chwil przejść od pomysłów do ich realizacji dzięki tablicom, listom i kartom, które są łatwe w obsłudze i wizualizują postępy projektów
• zarówno pracując nad osobistymi, jak i firmowymi celami można korzystać z szablonów dotyczących zwiększania wydajności: tablica “Wszystko na swoim miejscu”, dziennik punktowy online, planowanie dnia
• wbudowane automatyzacje i tworzenie reguł wyręczają w wykonywaniu powtarzalnych, codziennych zadań

Trello jest dostępne zarówno w wersji darmowej, jak i w planach płatnych — Standard, Premium, Enterprise. Co dostajemy w ich cenie? Między innymi więcej pamięci, zaawansowane listy kontrolne, nieograniczoną liczbę wykonań poleceń automatyzacji, prosty eksport czy widok kalendarza.

Co oprócz Trello? Asana, Wrike 

Slack — sprawnie komunikujcie się wewnątrz swoich teamów

Slack to narzędzie, z którego korzystają i które promują największe korporacje, wskazując na sposób, w jaki ​​ułatwia wydajną i produktywną współpracę w zespole. Doceniły ją między innymi takie firmy jak: Uber, Time czy Oracle. Co ciekawe, Slack został zaprojektowany, żeby ułatwić komunikację wewnętrzną w firmie kanadyjskiego biznesmena Daniela Stewarta Butterfielda. Wkrótce stał się produktem samym w sobie, a w 2017 roku został nagrodzony przez TechCrunch jako startup roku. Choć pierwotnie korzystały z niego korporacje, obecnie każdy, nawet najmniejszy zespół może cieszyć się z jego funkcjonalności. 

Komunikacja na Slacku zorganizowana jest za pomocą „kanałów” – możliwe jest tworzenie kanałów publicznych oraz prywatnych, do których dostęp mają tylko wybrani członkowie zespołu. Ważną funkcją Slacka jest także możliwość wspominania użytkownika w konwersacji. Wystarczy wpisać nazwę danej osoby ze znakiem małpy na początku, a dostanie ona powiadomienie, że została „wywołana”.

A na co pozwala Slack?

• ma wszystkie funkcje komunikatora — użytkownicy mogą ustawić swoje awatary, status, reagować emotikonami i GIF-ami
• możecie nawiązywać połączenia głosowe i organizować rozmowy wideo, tworzyć kanały dla projektów, wysyłać pliki i udostępniać ekrany (w wersji płatnej)
• narzędzie zachowuje historię komunikacji i pozwala ją przeszukiwać
• Slacka można zintegrować z innymi używanymi aplikacjami (Trello, Asaną czy kalendarzem Google)

Jak Slack poprawi produktywność?

• umożliwia płynną komunikację zdalnych zespołów
• daje opcję oznaczania gwiazdką kanałów, z których korzystamy najczęściej oraz wyciszania tych, które generują dużo powiadomień, ale używamy ich rzadko
• pozwala tworzyć automatyczne odpowiedzi Slackbota, jeżeli często odpowiadamy lub zadajemy to samo pytanie i tym samym możemy zaoszczędzić trochę czasu. Jak je skonfigurować? Administracja → Dostosuj swój obszar roboczy → Slackbot → Dodaj nową odpowiedź

Slack dostępny jest w wersji darmowej, ma jednak ona swoje ograniczenia. Przede wszystkim zapewnia dostęp tylko do 10 000 najnowszych wiadomości i integrację z maksymalnie 10 usługami. Płatne plany: Pro ($8), Business+ ($15) i Enterprise Grid (indywidualna wycena) to nie tylko nielimitowana liczba integracji i dostęp do pełnej historii, ale też więcej pamięci.

Co oprócz Slacka? Let’s Chat, Rocket Chat

Mindomo — twórzcie mapy myśli

Zastanawiacie się, co mapy myśli maiją wspólnego z produktywnością? Mam nadzieję, że jeżeli do tej pory nie byliście ich zwolennikami, to poniższe akapity zmienią to raz na zawsze! 

Roger Sperry — laureat Nagrody Nobla z 1981 roku za prace dotyczące rozdzielonego mózgu, wprowadził podział, według którego:

• lewa półkula odpowiada za logiczne myślenie, mówienie pisanie, liczenie, analizowanie, szczegóły
• prawa półkula odpowiada za wyobraźnię, rozpoznawanie kolorów, rytm, intuicję, uczucia, widzenie przestrzenne, rozpoznawanie kształtów, ogół (spojrzenie całościowe)

Badania Sperry’ego wykazały, że gdy jedna półkula jest zbyt obciążona, druga popada w stan uśpienia. Dlatego, żeby działać wydajnie, musimy angażować cały nasz mózg równomiernie. I właśnie w tym momencie na scenę wkraczają mapy myśli. 

Jak zwiększają produktywność? Przede wszystkim mapy myśli umożliwiają zapisać to, o czym myślimy, w taki sposób jak „prezentuje” się to w naszej głowie, czyli za pomocą obrazów, charakteryzujących je słów-kluczy i powiązań między nimi.

Oczywiście, można tworzyć mapy tradycyjnie — przy pomocy ołówka i kartki A4. Warto jednak skorzystać z narzędzi, które ułatwią pracę. Na uwagę zasługuje między innymi bezpłatna aplikacja do tworzenia map myśli — Mindomo. Oferuje domyślnie kilka map myśli, ale umożliwia też tworzenie własnych schematów. Stworzone mapy można eksportować do PDF oraz PNG. Przydatna jest też możliwość organizowania burzy mózgów online. 

Co oprócz Mindomo? FreeMind, XMind

SelfControl — nie dajcie się rozproszyć

Wszelkiego typu rozpraszacze to nemezis produktywności. Dlatego warto mieć w walce z nimi sojusznika. Może być to na przykład aplikacja SelfControl, która czasowo wyłącza niektóre funkcje komputera, by ograniczyć rozpraszanie.

Jak to działa? Po włączeniu aplikacji należy ustalić czas blokowania i wpisać na „czarną listę” adresy stron, których chcemy uniknąć podczas pracy. Następnie klikamy „start” i… już! Uwaga! Narzędzia nie możecie wyłączyć w żaden sposób przed upłynięciem ustalonego czasu — to podstawowe i może nieco kontrowersyjne założenie jego działania. Nie pomoże nawet usunięcie aplikacji.

Nie trzeba tłumaczyć, jak cennym narzędziem jest SelfControl w kontekście produktywności. Ścieżka jest prosta: ograniczenie rozpraszaczy → poprawienie koncentracji → większa produktywność.

Co ważne, SelfControl jest narzędziem w pełni darmowym!

Co oprócz SelfControl? Cold Turkey, Rescue Time

Pracuj mądrzej, a nie więcej — narzędzia zwiększające produktywność

Nie ma co się oszukiwać. Zdecydowana większość z nas ma problem z produktywnością. Zazwyczaj zaczynając dzień chaotycznie i bez planu, kończymy go z nieprzyjemnym wrażeniem, że zmarnowaliśmy cenny czas. Spadki motywacji to rzecz naturalna i zdarzają się nawet najlepszym. Klucz to wypracowanie sobie własnego rytmu i ograniczenie czynników, które nas rozpraszają. Pod tym względem narzędzia, które opisałem, sprawdzają się idealnie. Przyspieszają pracę, pomagają rozłożyć na części pierwsze i zrealizować pozornie skomplikowane zadania oraz egzekwować postanowienia. Wypróbujcie je i sami przekonajcie się, jak możecie ułatwić sobie codzienne obowiązki.

Obejrzyjcie wideo, w którym opisano, jak Elon Musk zarządza swoim czasem – Timeboxing: Elon Musk’s Time Management Method