Napisanie skutecznego maila biznesowego może wydawać się prostym zadaniem, jednak to tylko pozory. Dlaczego? Ponieważ musisz stworzyć taką wiadomość, która (pozytywnie) wyróżni się w skrzynce odbiorcy na tle dziesiątek innych. Jeżeli zależy Ci na szybkiej odpowiedzi, musisz zwrócić szczególną uwagę na to, jak kończysz maila. Proste czekam na Twoją wiadomość/odpowiedź niestety nie zawsze przekonuje odbiorcę.
Co jest nie tak z tym zwrotem? Właściwie to nic. Jednak jest tak często używany, że często czytający maila już nawet nie zwracają na niego uwagi – po prostu go ignorują, ponieważ widzą go w praktycznie każdym mailu. Jego wadą jest też brak konkretu. Jeżeli rzeczywiście chcesz otrzymać od kogoś odpowiedź, powinieneś być bardziej szczegółowy – jak, kiedy i po co ma Ci odpisywać?
Poznaj kilka alternatywnych do czekam na Twoją wiadomość zwrotów, dzięki którym szanse na uzyskanie odpowiedzi wzrosną!
Nie mogę się doczekać, żeby usłyszeć, co o tym sądzisz
Możesz powiedzieć, że to prawie to samo, co czekam na Twoją wiadomość i… będziesz mieć rację. Przekaz jest taki sam. Jednak Nie mogę się doczekać, żeby usłyszeć, co o tym sądzisz ma w sobie więcej emocji, przekazuje autentyczne podekscytowanie, dlatego osoba czytająca te zwrot może być bardziej skłonna do odpowiedzi na maila. Użyj go, jeżeli chcesz uzyskać feedback np. na temat jakiegoś pomysłu, projektu.
Chętnie poznam Twoje zdanie w najbliższym możliwym terminie
Ten alternatywny zwrot jest skuteczniejszy, ponieważ jest uprzejmy, ale jednocześnie też konkretniejszy i bezpośredni. Chociaż pisząc o najbliższym możliwym terminie, nie wskazujesz odbiorcy konkretnej daty, to nadal tworzysz wrażenie pilności. Sugerujesz, że chcesz szybko otrzymać informację zwrotną. Użyj tego zwrotu, jeżeli sytuacja nie jest „awaryjna”, ale chcesz szybko dostać odpowiedź. A jeżeli sytuacja jest naprawdę pilna? Zamiast w najbliższym możliwym terminie, użyj tak szybko, jak to możliwe.
Jakie są Twoje przemyślenia na ten temat?
Tego zwrotu użyj, jeżeli chcesz, aby osoba, z którą się kontaktujesz, wyraziła swoje zdanie w kolejnej odpowiedzi. Szczególnie wtedy, gdy wiesz, że docenia ona bezpośredniość. W naszej naturze leży chęć odpowiedzi na zadawane nam pytania i wyrażania swojej opinii. Właśnie dlatego takie bezpośrednie pytanie często jest kluczem do uzyskania informacji zwrotnej, której potrzebujesz.
Czy możesz podzielić się ze mną swoją opinią do [data]?
To prosta prośba w formie zapytania. W związku z tym jesteś uprzejmy i dajesz odbiorcy wybór, zamiast „żądać” odpowiedzi. Jednocześnie jesteś bezpośredni, nie zostawiasz miejsca na wątpliwości. Nikt po przeczytaniu takiego zwrotu nie będzie się zastanawiał: czego chce ode mnie nadawca tej wiadomości? kiedy chce to ode mnie otrzymać?
Tej alternatywy użyj wtedy, gdy potrzebujesz opinii na dany temat przed określoną datą. Pamiętaj, aby dodać dziękuję i w ten sposób pokazać, że doceniasz odpowiedź.
Jeśli nie jesteś najlepszą osobą do obsługi tej prośby, czy możesz połączyć mnie z odpowiednią osobą?
Zdarza się, że nie otrzymujesz odpowiedzi na swojego maila, ponieważ nie trafia on do odpowiedniej osoby, czyli takiej, która może odpowiedzieć na daną prośbę. Stosując wskazany zwrot, możesz wyprzedzić ten problem i zaoszczędzić obu stronom korespondencji wymiany kolejnych zbędnych wiadomości. Użyj go w sytuacji, gdy nie jesteś pewien, czy osoba, do której piszesz, jest właściwą do obsługi Twojej prośby.
Jeśli jesteś zbyt zajęty, aby w tym pomóc, czy jest ktoś, z kim mogę się skontaktować?
Oczywiście, czasem piszesz do odpowiedniej osoby, ale nie odpisuje, ponieważ zwyczajnie jest bardzo zajęta. To nie sprawia, że Twoja prośba/pytanie jest mniej ważna. Co w takiej sytuacji? Użyj tego wyrażenia, jeśli wiesz, że osoba, do której piszesz, jest często zajęta lub ma w zwyczaju nie odpowiadać na maile natychmiast (lub wcale). Gdy już dowiesz się, z kim się skontaktować w swojej sprawie, powiadom tę osobę, że ktoś wskazał ją jako kompetentną, abyś z nią porozmawiał.
Byłbym wdzięczny, gdybyś mógł odpowiedzieć do [data], abyśmy mogli ruszyć dalej
Wskazanie daty w prośbie to skuteczny sposób na stworzenie poczucia pilności. Ten zwrot jest jasny, uprzejmy i konkretny. Odbiorca nie ma wątpliwości, do kiedy i dlaczego musi odpisać. Skorzystaj z tej alternatywy, jeśli potrzebujesz informacji zwrotnej w konkretnym terminie, aby np. dotrzymać harmonogramu danego projektu. Ważne jest uwzględnienie fragmentu abyśmy mogli się tym zająć. Wyjaśnia, dlaczego to ważne, aby dana osoba odpowiedziała w podanym terminie.
Jeśli nie odezwiesz się do [data], uznam, że jesteśmy gotowi do dalszych działań
Ten zwrot pokazuje czytelnikowi możliwość przesłania informacji zwrotnej, ale wyjaśnia też, że brak jakiegokolwiek kontaktu oznacza zgodę na kontynuowanie działań bez zmian. Umieść taką formułę w mailu, jeśli planujesz kontynuować dany projekt, ale nie masz żadnej informacji zwrotnej. Podaj konkretną datę. W ten sposób informujesz odbiorcę, do kiedy musi odpowiedzieć, jeśli chce, aby jego opinia została wzięta pod uwagę.
Wprowadź swoje maile na wyższy poziom!
Dzięki tym ośmiu alternatywom nie będziesz musiał uciekać się do czekam na Twoją wiadomość – zwrotu, który nie jest skuteczny w zachęcaniu do odpowiedzi. Wypróbuj wskazane formuły, dobierając je za każdym razem indywidualnie do danej sytuacji i obserwuj reakcje odbiorców. Z pewnością efekty będą lepsze!
